Intendant / Intendante d'établissement scolaire (lycée, collège..

Réaliser le secrétariat, le suivi de certains dossiers et rendez-vous du Chef d'établissement.

Organiser pour le Chef d'établissement le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques.

Positionnement du poste

• Liaisons hiérarchiques : le Chef d'établissement
• Liaisons fonctionnelles : comptabilité, vie scolaire, enseignants, AESH, familles, élèves
• Gestion des Tablettes

Activités principales

• Accueil physique et téléphonique des familles
• Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
• Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)
• Prises de rendez-vous, tenue de l'agenda du Chef d'établissement
• Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, procès-verbaux, arrêtés
• Prise de notes et rédaction de compte-rendu
• Préparation et suivi des dossiers : préinscriptions, inscriptions, réinscriptions école et collège
• Reproduction de documents, création de documents
• Classement et archivage des documents : courriers, notes, compte-rendu, décisions
• Diffusion des informations sur Ecole Directe
• Gestion du personnel : Enseignants : PV, Absences, Paie sur ASIE, Bourses, absences, relance familles.
• Assistance pédagogique pour les événements annuels (examens, stages, oraux,.)

Savoir-faire requis

• Utiliser des outils informatiques : logiciels Word, Excel, Charlemagne, SIECLE, ARENA
• Accueillir, filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques ainsi que les personnes
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel (RGPD)
• Renseigner les interlocuteurs
• S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, des rendez-vous, de visites du Chef d'établissement
• Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courriers, notes, procès-verbal, CR, dossier.)
• Organiser et prioriser les activités du secrétariat
• Travailler en équipe