Chef-fe de cabinet

RESPONSABILITÉS :

Missions

Le chef-fe de cabinet :

• Assure le secrétariat et l'assistance technique, logistique du Doyen, des membres de l'équipe décanale
• Accompagne le Doyen et l'équipe décanale dans la préparation, l'organisation et le suivi des dossiers stratégiques

Activités principales

1. Assurer le secrétariat du Cabinet du Doyen - Gestion de l'agenda du Doyen en lien avec ses diverses fonctions et en intégrant les priorités institutionnelles

• Préparation des déplacements du Doyen et de ses vices-doyens et rendez-vous institutionnels
• Gestion des communications entrantes du bureau décanal
• Gestion et filtration des messageries en lien avec les fonctions décanales
• Recueil, traitement et diffusion, sous l'autorité du doyen, de l'information nécessaire au bon fonctionnement de la faculté
• Tenue des registres des réunions institutionnelles
• Accueil et information aux usagers
• Suivi des accès à la faculté en cas d'absence de la secrétaire des affaires générales

2. Préparer les instances - Gestion du conseil de la faculté et des commissions

• Elaboration des ordres du jour
• Préparation des dossiers de séance et des supports de présentation
• Organisation logistique des instances
• Diffusion des comptes rendus

3. Assurer un appui stratégique à l'équipe décanale - Préparation des notes de synthèse

• Préparation des prises de parole du Doyen
• Veille sur les sujets stratégiques

4. Gérer les relations institutionnelles - Interface avec les Directions centrales d'Aix-Marseille Université et avec la FSMPM

• Gestion des relations avec les partenaires institutionnels externes

5. Organiser les événements institutionnels - Coordination de l'organisation des événements institutionnels de la Faculté

• Traitement et suivi des distinctions honorifiques

6. Assurer le suivi de dossiers spécifiques - Assurer le suivi de la révision des effectifs hospitalo-universitaires en interface avec la Directrice administrative sur la campagne d'emploi et le service des enseignants-chercheurs hospitalo-universitaire du campus

• Suivi de certains dossiers sensibles ou confidentiels
• Mise à jour de tableaux de bord nécessaires au suivi des activités du Cabinet
• Réponse aux enquêtes institutionnelles (de l'université, de la Conférence Nationale des Doyens et du Ministère).

Conditions particulières d'exercice - Forte disponibilité liée à l'activité institutionnelle.

• Grande confidentialité dans le traitement des dossiers.

Positionnement hiérarchique Le chef de cabinet travaille sous l'autorité directe du Doyen de la Faculté de Pharmacie.

PROFIL RECHERCHÉ :

COMPETENCES REQUISES :

Connaissances et savoirs :

• Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et de l'activité de l'établissement
• Techniques de secrétariat de direction et gestion administrative.
• Connaissance de l'environnement législatif et réglementaire de l'enseignement supérieur.

Savoir-faire :

• Savoir hiérarchiser et organiser les priorités
• Parfaite maîtrise des outils bureautiques et de présentation
• Gestion d'agenda complexe
• Capacités rédactionnelles élevées
• Capacité d'organisation et de priorisation
• Capacité à travailler dans des délais contraints
• Aptitude à gérer simultanément plusieurs dossiers
• Autonomie, discernement et sens des initiatives dans l'exercice de ses attributions

Savoir-être :

• Capacité d'adaptation
• Sens aigu du travail en équipe
• Sens des relations humaines et maîtrise de soi
• Fiabilité / Rigueur
• Discrétion professionnelle et sens de la confidentialité
• Réactivité
• Qualités d'écoute et maîtrise de soi, diplomatie
• Disponibilité

Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :

• Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l'organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d'ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l'organisation choisie et le temps de travail)
• Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
• Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social